Vaak krijgen wij de volgende vraag van zzp’ers of ondernemers: hoe realiseer ik de optimale ICT omgeving? M.a.w. hoe kan ik nou het beste de ICT middelen gebruiken om mijzelf en mijn medewerkers hier optimaal gebruik van te laten maken? Dit lijkt een eenvoudige vraag, maar in de praktijk kunnen hier verschillende antwoorden op worden gegeven. Ook is het belangrijk dat hier vanuit verschillende kanten naar wordt gekeken, zodat alle aspecten aan bod komen. Wij hebben inmiddels ruime ervaringen met dit soort vraagstukken en hebben een aanpak opgesteld die specifiek is toegespitst op (kleine) ondernemers en zzp’ers.
Aanpak
De eerste gedachte die vaak naar voren komt als we onze aanpak bespreken is of dit geen groot, log en kostbaar traject gaat worden. In de praktijk zorgen wij ervoor dat de werkzaamheden worden afgestemd op de grootte van de organisatie. Ook is er vaak al veel informatie beschikbaar binnen organisaties die we kunnen gebruiken. We beginnen dan ook met het inventariseren van de al aanwezige informatie. Vervolgens houden we een aantal interviews met key personen om werkprocessen, uitdagingen, problemen, etc. te bespreken. Aan de hand daarvan ronden we stap 1 en 2 van ons stappenplan af en geven we een terugkoppeling van de bevindingen tot dan toe. Na deze bespreking stellen we het advies, plan van aanpak en een investeringsbegroting op. Na afronding nemen we de rapportage door en bepalen de (mogelijke) vervolgstappen.
Stappenplan
Het stappenplan bestaat uit een aantal stappen die volgordelijk moeten worden uitgevoerd. We stemmen de omgeving van de stappen af op de grootte van de organisatie. Concreet betekent dit dat voor een zzp’er of een kleinere organisatie (minder dan 5 medewerkers) 1 tot 2 dagen benodigd zijn. Voor grotere organisaties zijn grofweg 3 tot 6 dagen benodigd. Onderstaand zijn de afzonderlijke stappen kort toegelicht.
Bestaande IT omgeving / middelen
Als eerste is het van belang dat we een helder beeld krijgen van de bestaande ICT omgeving en welke ICT middelen worden toegepast. Hierbij moet o.a. gedacht worden aan de werkplekken, de servers, de mailomgeving, de netwerkomgeving, de opslag van data, welke back-up methode wordt toegepast, welke applicaties zijn er en hoe worden deze gebruikt, hoe is de Internet toegang geregeld, etc. Dit lijkt een omvangrijk traject, maar in de praktijk valt dit mee (mede afhankelijk van de grootte van de organisatie en de reeds beschikbare informatie).
Wensen en eisen
Nadat de bestaande ICT omgeving in beeld is gebracht worden de wensen en eisen t.a.v. de nieuwe ICT omgeving in kaart gebracht. Het is van belang om in deze fase een goed beeld te krijgen van deze wensen en eisen zodat alle onderdelen in het advies woorden meegenomen om de optimale ICT omgeving voor de organisatie te realiseren.
Advies
Op basis van de bestaande ICT omgeving en de wensen / eisen stellen wij het advies op. Binnen dit advies wordt een globaal ontwerp opgesteld van de nieuwe ICT omgeving waarbij per component wordt beschreven op welke wijze de inrichting plaatsvindt. Ook de adoptie van de nieuwe omgeving wordt niet vergeten. Want het klinkt mooi om een nieuwe ICT omgeving op basis van bijvoorbeeld Microsoft 365 in te richten, maar als medewerkers moeite hebben met het gebruik ervan, schiet de nieuwe ICT omgeving zijn doel voorbij.
Plan van Aanpak
Nadat het advies is afgerond wordt het globale plan van aanpak (PvA) opgesteld. Binnen het PvA worden de stappen gedefinieerd die nodig zijn om tot de nieuwe ICT omgeving te komen (de fasering). Ook wordt hier een duidelijke scope van het project gedefinieerd inclusief de doorlooptijd.
Investeringen
Als laatste stap wordt een overzicht gegeven van de benodigde investeringen om tot de nieuwe ICT omgeving te komen, waarbij een onderscheid wordt gemaakt in de benodigde hardware, software en de diensten.
Beheer
Nadat het project is afgerond, kunnen wij, indien gewenst, ook het beheer van de ICT omgeving op ons nemen. Wij hebben beheerdienst ontwikkeld die eenvoudig is ingericht zonder allerlei (financiële) verrassingen.
